Conjuntamente con José Antonio Bernáldez de Bernaldez & Asociados, hemos desarrollado una versión de nuestro software APPRODUCTIVITY4.0 adaptada a las necesidades de los despachos profesionales de diferentes ámbitos (arquitectura, Bufetes de abogados, etc.).
Fruto de la colaboración entre José Antonio Bernáldez e Itemsa se detectó que muchos despachos profesionales tienen la necesidad de mejorar sus procesos a la vez que requieren de la digitalización de los mismos.
José Antonio es Socio-Director de Bernaldez & Asociados, despacho especializado en la asesoría fiscal y la gestión empresarial de despachos profesionales y con oficinas en Barcelona y Madrid, pero también es colaborador de Escola Sert, del COAC y del Colegio de Aparejadores de Madrid en cursos de gestión de despachos profesionales. De aquí su amplio conocimiento del sector y las necesidades de estos, lo cuál hemos aplicado en esta versión de APPRODUCTIVITY4.0.
Para desarrollarla hemos sumado el conocimiento de José Antonio y nuestro know how, experiencia y metodología propios orientados a la optimización de los recursos existentes en empresas de diferentes sectores al inmenso potencial que tiene APPRODUCTIVITY4.0.
La mejora de los procesos en los despachos profesionales y su digitalización.
Nuestra experiencia en el diseño e implantación de proyectos de mejora de la productividad y competitividad -calidad, costes, flexibilidad, etc.- nos llevó a crear hace 20 años las herramientas necesarias para optimizar los procesos y día a día seguimos evolucionando nuestro software para dar respuesta a los nuevos retos a los que se enfrentan las empresas.
En este caso, la digitalización nos ofrece nuevas herramientas, hasta ahora impensables, para profundizar en la mejora de los procesos que tan necesaria se hace para los despachos profesionales. Pero en nuestros proyectos de consultoría nos encontramos a diario con una gran debilidad a la hora de implementar estas estrategias, sistemas y herramientas de digitalización: no se cuenta con un punto de referencia, con un estándar:
- Las empresas disponen de información
- De KPIs e indicadores (más o menos bien definidos)
- De sistemas de recogida y análisis de datos
- De herramientas para digitalizarse
- Pero no tienen definidos, medidos ni optimizados unos estándares
La mejora de la productividad y la eficiencia consiste en la mejora permanente de los procesos y, por lo tanto, de los estándares
Por lo tanto, definir unos estándares se convierte en un factor clave y que además nos permitirá conocer el gap de cada proyecto o tarea respecto a los mismos y, a partir de aquí, podremos trabajar en mejorar la eficiencia de los diferentes procesos.
Para mejorar la productividad y la eficiencia, otra buena herramienta es la incentivación, que nos sirve como palanca de mejora continua. Para crear un sistema de incentivos necesitamos:
- Definir KPIs (OEE, Eficiencia, rendimiento, plazos de entrega, calidad, etc.)
- Fijar objetivos: del despacho, de cada departamento, individuales, etc.
- Definir tarifas de incentivación por tarea y categoría/grupo profesional.
- Definir la composición de los incentivos para cada colectivo/categoría/grupo profesional.
- Calcular los incentivos a percibir por cada persona en función del cumplimiento de sus objetivos individuales y de los colectivos.
Por lo tanto, en un despacho profesional necesitamos, primero, racionalizar los procesos, luego estandarizarlos, en tercer lugar medirlos, luego asignar tareas y calcular las cargas de trabajo de las diferentes personas implicadas y, finalmente realizar planificaciones alternativas (flexibilizar) para equilibrar las cargas de trabajo, para luego realizar constantemente una monitorización de la evolución de los proyectos y detectar las posibles desviaciones respecto a estos estándares preestablecidos a fin de poder reaccionar antes de que sea imposible.
Para que entiendas mejor el potencial de APPRODUCTIVITY4.0, en el webinar que te presentamos a continuación, nuestro CEO David Calvo explica en menos de media hora cómo nuestro software puede ayudar a los procesos de digitalización y mejora de procesos de despachos profesionales de diferente índole:
Si quieres mejorar los procesos y la productividad de tu despacho profesional y avanzar en su digitalización, déjanos tus datos en el formulario que encontrarás a continuación y te contactaremos para preparar, conjuntamente contigo, una simulación real para que compruebes cómo APPRODUCTIVITY4.0 ayudará a mejorar la productividad de tu empresa.
